財(cái)務(wù)管理制度

    眾所周知，財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的重要組成部分。不論是什么經(jīng)濟(jì)成份組建的企業(yè)，不論從事何種行業(yè)的企業(yè)，除高度重視市場(chǎng)，重視產(chǎn)品的形象外，還要高度重視企業(yè)財(cái)務(wù)管理，把財(cái)務(wù)管理放在企業(yè)管理的中心位置。

    今天我本來(lái)主要要講的是財(cái)務(wù)管理制度，但我覺(jué)得講制度太抽象，也沒(méi)有什么具體的東西可講。所以我今天還是主要講講跟我們業(yè)務(wù)部門密切相關(guān)的幾個(gè)環(huán)節(jié)。首先，作為財(cái)務(wù)部，我們的工作就是為業(yè)務(wù)部門提供后勤保障，使業(yè)務(wù)部門創(chuàng)造的利潤(rùn)得到最大化的體現(xiàn)。但在這個(gè)過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門也要配合我們的工作，提供我們所需要的單據(jù)、材料等，以便我們更快更好的完成我們的工作，也使我們整個(gè)業(yè)務(wù)流程中大家的努力得到真正價(jià)值的體現(xiàn)。

    我們財(cái)務(wù)工作具體可分為：資金調(diào)度、經(jīng)營(yíng)核算、出口退稅、核銷單管理等幾個(gè)環(huán)節(jié)。我這里也是整合了我們財(cái)務(wù)部的同事在這幾個(gè)環(huán)節(jié)遇到的比較典型的問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門可能平時(shí)在這幾個(gè)方面做的還不夠的地方，在這里具體講一下：
首先，是我們的核銷單管理環(huán)節(jié)。核銷就是以出口貨物的價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)核對(duì)是否有相應(yīng)的外匯收回國(guó)內(nèi)的一種事后管理措施。在核銷這個(gè)環(huán)節(jié)大家要注意的有如下幾點(diǎn)：

    （1）各部門在領(lǐng)取核銷單之前需憑成本核算單經(jīng)經(jīng)理審批：成功禮品、光學(xué)及出口一部由其部門經(jīng)理審批，綜合部及其他部門由趙陽(yáng)經(jīng)理審批。
    （2）領(lǐng)單時(shí)間應(yīng)在報(bào)關(guān)前七天，如七天后仍未使用退回財(cái)務(wù)及時(shí)注銷，以免造成逾期。
    （3）空白出口收匯核銷單領(lǐng)取時(shí)應(yīng)遵循“誰(shuí)領(lǐng)單、誰(shuí)用單”的原則，不得借用。
    （4）出口收匯核銷單自領(lǐng)取之日起兩個(gè)月內(nèi)連同出口貨物報(bào)關(guān)單（黃、白兩聯(lián)），出口收匯核銷單，出口發(fā)票（結(jié)匯聯(lián)、副聯(lián)）退回財(cái)務(wù)交單，出口貨物報(bào)關(guān)單、出口收匯核銷單和發(fā)票顯示的編號(hào)、幣種、金額等要素必須一致。
    （5）交單后一個(gè)月內(nèi)收匯核銷，并遵循“誰(shuí)交單、誰(shuí)核銷”的原則不得在不同客戶的收匯中相互借用、頂替。當(dāng)報(bào)關(guān)金額與實(shí)際收匯金額之間的差額超過(guò)一百美金時(shí)，須提供銀行扣費(fèi)清單核銷。
    （6）對(duì)逾期未核銷和逾期未交單的核銷單外管局會(huì)予以罰款處理，罰款金額視出口金額而定。
    （7）核銷單的遺失：如果是未使用的空白核銷單須填寫遺失申請(qǐng)報(bào)告，并經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字，加蓋單位公章交核銷員及時(shí)向外管局掛失；已報(bào)關(guān)的核銷單須先登報(bào)掛失，并向海關(guān)申請(qǐng)補(bǔ)辦報(bào)關(guān)單以核銷。

    其次，是我們業(yè)務(wù)部門的收款、付款部分，也就是我們的資金調(diào)度的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，大家首先要對(duì)國(guó)外客人的匯款，也就是我們平時(shí)說(shuō)的收匯進(jìn)行確認(rèn)，具體要提供給財(cái)務(wù)的是該筆收匯的客戶名稱、國(guó)別、外銷合同號(hào)等信息，如果該筆收匯是多個(gè)合同號(hào)的貨款，我們還要對(duì)其進(jìn)行分割，使每個(gè)合同號(hào)對(duì)應(yīng)的金額與實(shí)際報(bào)關(guān)出口的金額相同。當(dāng)然，這里允許存在著一定的偏差，因?yàn)閲?guó)外的匯款還存在著銀行扣費(fèi)的問(wèn)題。另外，所確認(rèn)的客戶名稱、國(guó)別還必須和出口外銷發(fā)票（也就是八聯(lián)發(fā)票）的抬頭保持一致。如果在收匯之日還不能確定發(fā)票抬頭的，應(yīng)選擇最有可能的客戶名稱。隨著公司的外貿(mào)管理軟件的進(jìn)一步推廣，我們就可以在公司的局域網(wǎng)上完成這部分工作。

    認(rèn)完了收匯，接下來(lái)就是給工廠支付貨款了。支付貨款之前，工廠必須開(kāi)具增值稅發(fā)票，以及出口貨物專用的稅收繳款書，并送達(dá)財(cái)務(wù)部，進(jìn)行發(fā)票審定，確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后，再填制貨款審批單，并攜帶以前作好的成本跟單核算表，經(jīng)有關(guān)主管經(jīng)理簽字后，到資金調(diào)度部辦理付款。公司實(shí)行的是多重審批制度，具體審批權(quán)限、責(zé)任請(qǐng)大家參見(jiàn)集團(tuán)公司的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的關(guān)于貨幣資金的有關(guān)規(guī)定。

    在資金調(diào)度這一塊還有一個(gè)比較突出的問(wèn)題就是個(gè)人暫借款、特別是業(yè)務(wù)員出差時(shí)的暫借現(xiàn)金，在出差回來(lái)之后沒(méi)有及時(shí)結(jié)算，直到半年結(jié)算、甚至年終結(jié)算的時(shí)候，才一次報(bào)銷結(jié)算。有時(shí)一個(gè)業(yè)務(wù)員一次的報(bào)銷憑證就能裝訂成我們財(cái)務(wù)部的一本憑證，又亂又容易出錯(cuò)。其實(shí)這樣拖沓對(duì)業(yè)務(wù)員自己也不好，因?yàn)榇蠹彝堰@些報(bào)銷的發(fā)票和一些文件資料一起放在抽屜里，在大家翻看資料的時(shí)候很容易丟失，造成部分費(fèi)用不能報(bào)銷。所以，希望大家在出差回來(lái)后，一個(gè)禮拜內(nèi)把費(fèi)用報(bào)銷掉。如果不及時(shí)結(jié)清出差暫借款，在下次出差時(shí)就不予暫借。

    接下來(lái)就是經(jīng)營(yíng)核算環(huán)節(jié)了。在這個(gè)環(huán)節(jié)最突出的問(wèn)題就是銷售發(fā)票送達(dá)的遲滯問(wèn)題?，F(xiàn)在有部分業(yè)務(wù)員因無(wú)法退稅而使手中滯留了一部分應(yīng)送達(dá)財(cái)務(wù)作帳的銷售發(fā)票，導(dǎo)致帳務(wù)無(wú)法結(jié)清，這就在帳面上體現(xiàn)為該工廠欠我們公司貨款，其實(shí)該筆貨物已經(jīng)出口，也開(kāi)具了發(fā)票。所以該筆業(yè)務(wù)的收款、付款都已經(jīng)發(fā)生，只欠銷售發(fā)票來(lái)進(jìn)行銷售環(huán)節(jié)的處理。有些業(yè)務(wù)員有這樣的誤區(qū)，以為收款、付款環(huán)節(jié)完成就認(rèn)為該筆業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，然而他們忽略了財(cái)務(wù)上利潤(rùn)體現(xiàn)最重要的一點(diǎn)——銷售收入應(yīng)該在開(kāi)具發(fā)票后在帳務(wù)上予以體現(xiàn)。

    該環(huán)節(jié)還有一個(gè)問(wèn)題就是增值稅發(fā)票的審定問(wèn)題。其實(shí)財(cái)務(wù)部門經(jīng)常會(huì)把我們對(duì)業(yè)務(wù)部門的一些要求，尤其是稅務(wù)局對(duì)增值稅發(fā)票、專用繳款書、報(bào)關(guān)單的要求都有成文的通知發(fā)給各業(yè)務(wù)部門。主要目的是為了讓我們的業(yè)務(wù)部門作好對(duì)增值稅發(fā)票的第一把關(guān)。因?yàn)楣S的增值稅發(fā)票第一時(shí)間是交到業(yè)務(wù)部門手里，這時(shí)業(yè)務(wù)部門就應(yīng)該對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改正。如果等送到財(cái)務(wù)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的話，可能就會(huì)對(duì)該筆業(yè)務(wù)造成不必要的損失。

    最后是出口退稅環(huán)節(jié)。我們的工作是申報(bào)出口退稅的過(guò)程，在此過(guò)程中，我們對(duì)報(bào)關(guān)單、發(fā)票等都有要求，具體參見(jiàn)對(duì)增值稅發(fā)票、報(bào)關(guān)單具體要求的通知以及出口發(fā)票（一式八聯(lián)）使用須知。此外還有海關(guān)、稅務(wù)部門的一些要求，具體如下：

    1、因海關(guān)和稅務(wù)局均以FOB出口美元金額統(tǒng)計(jì)及計(jì)算，各業(yè)務(wù)員必須保持與他們一樣的統(tǒng)計(jì)口徑。如計(jì)算增值稅發(fā)票的開(kāi)票金額時(shí)，按FOB金額乘以匯率來(lái)計(jì)算，而不應(yīng)拿C&F或CIF金額直接來(lái)計(jì)算開(kāi)票金額，否則導(dǎo)致虧損，就會(huì)造成退稅額的減少或不能退稅。
    2、根據(jù)稅務(wù)局要求，每年年初（1月份）要清算上年度出口的退稅情況。
    A、各業(yè)務(wù)員按報(bào)關(guān)單上右上角的“出口日期”統(tǒng)計(jì)各自的上年度出口發(fā)票筆數(shù)，并登記相應(yīng)的開(kāi)票金額，以便計(jì)算每筆出口的退稅額與財(cái)務(wù)核對(duì)。
    B、因清算時(shí)要統(tǒng)計(jì)上年度已出口未申報(bào)退稅的出口發(fā)票明細(xì)及未申報(bào)退稅的退稅額，所以平時(shí)各業(yè)務(wù)員要保留每筆報(bào)關(guān)單的復(fù)印件，以便清算時(shí)采集到相關(guān)數(shù)據(jù)，如“商品名稱”，“商品代碼”，“FOB出口美元金額”，“出口日期”等。特別是“商品代碼”和“FOB出口美元金額”。因?yàn)橛袝r(shí)業(yè)務(wù)員按“CIF”或“C&F”報(bào)關(guān)，而海關(guān)會(huì)自動(dòng)折算成“FOB”金額，故要保留報(bào)關(guān)單復(fù)印件。
    C、因稅務(wù)局清算時(shí)的統(tǒng)計(jì)口徑是：出口日期按報(bào)關(guān)單上右上角的“出口日期”，而不是“申報(bào)日期”和報(bào)關(guān)單右下角的“簽發(fā)日期”；出口美元金額按報(bào)關(guān)單上“FOB金額統(tǒng)計(jì)。所以，各業(yè)務(wù)員平時(shí)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候一定要保持與稅務(wù)局的口徑一致。
    3、上年度出口的貨物，按稅務(wù)局的慣例規(guī)定，本地企業(yè)每年的三月底前要開(kāi)具增值稅，外地企業(yè)要在一月份開(kāi)具增值稅發(fā)票。本地企業(yè)開(kāi)具的繳款書一般要在二個(gè)月后有信息，外地企業(yè)開(kāi)具的繳款書一般要在三個(gè)月后有信息。因?yàn)橹挥型ㄟ^(guò)繳款書的信息，報(bào)關(guān)單的海關(guān)信息，核銷單的外管局信息，才可以申報(bào)。上年度出口的發(fā)票號(hào)碼，必須在本年的5月底前完成核銷，否則，截止最后退稅申報(bào)日期，仍無(wú)核銷單信息，就無(wú)法退稅。

主講人：陳曉瑜
2003年8月15日